Envío de Documentación de Ventas en emails (Workflow Tools)

Hola, recientemente en una de las comunidades comentaban, que no era posible enviar a clientes los documentos recogidos en las entidades de Documentación de Ventas.

No son adjuntos normales, que esa funcionalidad ya tenía implementada, y por lo tanto era necesario crear una acción especial para este tema.

Como siempre, todo el código fuente y la solución para ser instalada, está disponible en Github: https://github.com/demianrasko/Dynamics-365-Workflow-Tools

Esta nueva funcionalidad es muy simple, simplemente, seleccionamos la actividad de Workflow:

Y luego, rellenamos los parámetros necesarios:

Los Parámetros son:

• Sales Literature: El registro de documentación de Ventas
• File Name: para el filtro de los ficheros, podemos usar códigos con asteriscos
• Emial: correo electrónico al que añadir los documentos.

espero lo encuentren útil!!

un abrazo

@demian_rasko

Eliminando valores de desplegables (Workflow Tools)

Las últimas semanas han sido días movidos, sobre todo por haber participado como Speaker en el Extreme365 de Lisboa (http://www.extremecrm.com/2017Lisbon), y luego por el anuncio de Microsoft acerca de que dejarían de soportar Codeplex (https://blogs.msdn.microsoft.com/bharry/2017/03/31/shutting-down-codeplex/).

Ahora estoy aprendiendo a utilizar Github, y despidiéndome de Codeplex. Ya tengo todo movido al nuevo entorno y funciona de maravilla. Además he empezado también a trabajar para esto con Visual Studio 2017, cosa que aprovecho para recomendar a todo el mundo.

Hoy estoy volviendo a publicar nuevas funcionalidades en mis ya conocidas Workflow Tools y a la vez he resuelto un bug que había en las funciones de Asociate/Dissaociate.

La funcionalidad de hoy va relacionada con la eliminación de valores de picklists, para dar por completo las funcionalidades de Picklists que ya había comenzado con la creación de los mismos.

Como siempre, el código siempre está disponible, pero a partir de ahora estará en Github: https://github.com/demianrasko/Dynamics-365-Workflow-Tools

Para utilizar esta acción, seleccionamos la acción:

y luego rellenamos los parámetros:

Espero les guste!!

@demian_rasko

Insertando valores en OptionSets de forma automatizada (Workflow Tools)

Buenas a todos, hoy he añadido una nueva funcionalidad en las Workflow tools.

¿Cuántas veces elegimos optionsets en lugar de lookups porque se rellenan mas fácil a nivel de usuario? El problema surgía porque la limitación aparece porque los valores del OptionSet no son “mantenibles” por usuarios finales, sino que son metadatos…

Ok con la nueva funcionalidad que he creado, esta limitación la resolvemos. La nueva acción se llama “Insert Option Value”. Esta acción nos permite añadir valores en campos de tipo OptionSet, tanto locales como globales.

De esta manera, por ejemplo podríamos crear una entidad que contenga los valores de un OptionSet, y cada vez que cree un registro en esta entidad, con un simple workflow podemos ir añadiendo de forma automatizada los valores en el desplegable que se desee.

OJO!!!: esta nueva funcionalidad puede ser un poco “peligrosa” y tener cuidado al volver a importar soluciones, ya que estos valores podrían ser perdidos entre un entorno y otro…

Como siempre, toda la funcionalidad está desarrollada y compartida en todo su código fuente en Codeplex: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com

Para utilizar esta actividad de workflow, se puede hacer de la siguiente manera, primero seleccionando la entidad:

Luego debemos introducir los valores de los parámetros:

Los parámetros son:

• Global Option Set: set if the OptionSet is Global or not
• Attribute Name: name of the local or global OptionSet
• Entity Name: (optional) with the name of the entity. Only required for local optionsets
• Option Text: Text of the new option to be added (label)
• Option Value: Value of the new option to be added
• Language Code: Language Code of the label

Adicionalmente, he resuelto una incidencia que había en las acciones de Associate y Dissasociate (N-N).

Espero les guste

@demian_rasko

Actualización masiva de registros hijos desde Procesos (Workflow Tools)

Buenas a todos, hoy vuelvo a escribir aquí con una nueva funcionalidad en mis Workflow Tools, que espero os guste.

Como siempre, mis herramientas están publicadas en Codeplex con todo el código y documentación disponible: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/

Hoy he realizado unos cambios en el proyecto, en el código y luego he añadido una nueva funcionalidad muy muy buena y compleja.

Primero he cambiado mi proyecto, para que pueda ser probado por fuera del plugin desde una aplicación de consola, posiblemente algún día publique algún post en este sentido para explicarlo en detalle.

Segundo, he añadido una nueva funcionalidad que he llamado “Update Child Records” permite actualizar todos los registros hijos de un registro padre. Permite la actualización de un campo de cada uno de los hijos basado en dos criterios:

1) Copiando dinámicamente el valor de un campo padre a un campo hijo, proporcionando el nombre del campo en la entidad padre

2) Copiando un valor estático como string pasado como parámetro en el workflow

Para utilizarlo, primero seleccionamos la acción:

Y luego debemos rellenar los parámetros:

Los parámetros son:

• Parent Record URL: con la URL del registro (recogerla del propio workflow)
• Relationship Name: nombre de esquema de la relación entre registro padre e hijo
• Parent Field Name: (opcional) nombre del campo padre a copiar en los hijos
• Value to Set: (opcional) si el campo anterior no se ha rellenado, podemos poner aquí un valor fijo en formato string
• Child Field Name to Update: Nombre del campo de la entidad hija que vamos a actualizar masivamente

Notas:

1) La relación debe existir (tener cuidado cuando se escriba)

2) Los tipos de campos de la entidad padre e hija deben ser iguales.

Dynamics 365, cambio del statuscode y consulta de relaciones (Workflow Tools)

Buenas a todos, últimamente he estado un poco apartado, principalmente por falta de disponibilidad para escribir y sobre todo porque estoy terminando de asimilar las previews de todo lo nuevo que viene.

Como todos saben, Dynamics 365 ya está aquí y espero poder escribir en breve acerca de esto. La semana pasada he estado en Seattle con el equipo de producto, y la verdad que es increíble todo el gran trabajo que está haciendo Microsoft en la mejora continua de la plataforma.

En este post de hoy, voy a retomar mis soluciones de workflows. En las últimas semanas me han reportado una serie de pequeños “bugs” y muchas propuestas de mejoras de funcionalidades existentes, además de ideas para nuevas funcionalidades.

Siento insistir sobre esto, pero por si alguien no lo conoce, tengo compartido en Codeplex (https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com) una solución con ya 45 funcionalidades para ejecutar desde workflows. Todo el código fuente, descargas y documentación está disponible allí.

Acabo ahora mismo de publicar la versión 1.0.34.0 con los siguientes cambios:

• - SDK 8.2.0 (dynamics 365): ya lo tengo compilado y probado para Dynamics 365 (SDK version 8.2) y además dejé soluciones para CRM 2016 Update1 (8.1) y CRM 2.16 (8.0). Así que no hay excusas para utilizarlo
• BUG: Añadido un control de errores en la geolocalización con Bing Maps
• Nueva funcionalidad para comprobar si ya existe una relacion N-N: “Check Associate Entity”
• Nueva funcionalidad para cambio de estado y razón para el estado: “Set State”
• Mejora: en el método de “String Functions” el parámetro "Replace: New Value" ya no es obligatorio, y permite hacer reemplazos por valores vacíos
• Mejora: Ignorar errores al añadir por relaciones N-N repetidas

Todos estos cambios han sido recogido en el área de Discusiones de Codeplex, o sea que son 100% resultado de atender a las comunidades: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/discussions. Por favor seguir apoyando y dando ideas, yo intentaré atender todo lo que pueda y me dé tiempo

un abrazo a todos!

@demian_rasko

Encriptar Campos en Dynamics CRM con MD5 (Workflow Tools)

Muchas veces necesitamos almacenar en Dynamics CRM campos como contraseñas, que por temas legales o de seguridad no deberían ser almacenadas en texto plano para que no san leídos.

Para esto, algo bueno es disponer de la posibilidad de encriptar cadenas de texto con MD5, ya que de esta manera almacenamos una imagen de ese valor original.

Esta vez he utilizado un código bastante estándar disponible en la clase MD5CryptoServiceProvider  (https://msdn.microsoft.com/en-us/library/system.security.cryptography.md5cryptoserviceprovider(v=vs.110).aspx)

Lo he añadido como una nueva funcionalidad en las Workflow Tools, que son las herramientas que estoy evolucionando y compartiendo en las comunidades desde Codeplex. Todas las funcionalidades, código fuente y documentación está disponible aquí: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/

Para utilizar esta nueva funcionalidad de encriptación, seleccionamos la acción:

Luego debemos pasar el string o text que queremos encriptar:

Luego podemos obtener el parámetro de salida con el valor encriptado y utilizarlo como parte del workflow:

Y aquí les dejo un ejemplo donde lo añado como dentro del campo de comentarios de la cuenta:

Sinceramente, esto es una funcionalidad que muchos de nosotros ya hemos desarrollado en muchos proyectos, pero seguro que teniéndola en las workflow tools, no la desarrollaremos mas

NOTA: Solamente un tema mas, como parte de esta versión de las Workflow Tools, he añadido una nueva pequeña funcionalidad, que nos devuelve el usuario que ha iniciado el flujo de trabajo, para mas detalle ver: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/wikipage?title=Get%20Initiating%20User&referringTitle=Documentation

Espero les guste!!

un abrazo

Actualización de Objetivos desde Workflow (Workflow Tools)

Buenas a todos. El verano se esta acabando y mis vacaciones ya son historia, así que me toca volver de nuevo a reactivar mi blog y contribuciones a la comunidad.

Siguiendo la línea de mis publicaciones de este año, voy a seguir mejorando la herramienta de workflows que está teniendo una gran aceptación, unas 400 descargas mensuales me indican que es una solución que al menos despierta interés en la comunidad.

Esta vez sigo mejorando los workflows para poder hacer algo que solo se puede hacer o por código o manualmente en Dynamics CRM. O al menos hasta hoy.

Como todos saben, el módulo de objetivos tiene una funcionalidad “asíncrona” que va recalculando como se va con el objetivo, sumando los valores reales definidos en el mismo. Este recalculo se hace en el server y solo puede ser forzado mediante este botón en la barra de comandos de los objetivos:

Hoy he decidido que podamos hacer que este recalcular se pueda automatizar a través de un Workflow.

Como siempre, esta nueva funcionalidad ha sido añadida a las Dynamics CRM Workflow Tools, disponible en Codeplex: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com

Todo el código fuente, descargas y documentación están disponibles allí.

Para utilizar el mismo, debéis instalar la solución en vuestro entorno de CRM, y seleccionar la acción de Goal Recalculate:

Luego, podéis simplemente pasarle un parámetro con el Objetivo que queréis recalcular:

Listo, así de simple. La librería sigue creciendo y espero ideas para añadir cosas, por favor compartir vuestras ideas para hacerlo mejor!!

abrazo!

@demian_rasko

Creación de Relaciones N-N desde Workflow–Asociaciones (Workflow Tools)

Hola, hoy he añadido una de esas funcionalidades que son muy necesarias en los Workflows.

Cuando creamos relaciones de tipo N-N, muchas veces nos olvidamos que este tipo de relaciones luego no pueden ser creadas desde Workflows. La sorpresa nos llega tarde, cuando necesitamos crear una de estas y no lo podemos hacer. Entonces empiezan los desarrollos.

En este caso, he añadido una nueva función que permite asociar entidades. Como siempre todo esta documentado y disponible el código para ser seguido en Codeplex: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/

Como siempre explico como funciona. Primero seleccionamos la accion:

Y luego introducimos el nombre de esquema de la relación N-N y la URL del registro a asociar:

Espero les guste esta nueva funcionalidad, que creo muy necesaria.

abrazo!

@demian_rasko

Añadir/Quitar usuarios de Equipos desde procesos (Workflow Tools)

Hoy he continuado con la solución de los Workflows.

El otro día, un colega MVP me recordaba que no había acciones para añadir/quitar usuarios miembros de equipos, así que obviamente, me puse a ello. Este tipo de pequeños “retos” me da vuelta en la cabeza hasta que los hago, así que no podía esperar mas…

Como siempre, todo el código y la solución para descargarla está en Codeplex: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/ 

La idea es simple, se puede pasar un usuario y un Team, y se puede añadir o quitar usuarios de los mismos.

Para su utilización, seleccionamos primero la acción que queremos ejecutar:

Y luego le pasamos los dos parámetros:

y listo simple como siempre.

Espero seguir contribuyendo a que cada vez se escriba menos “código” en Dynamics CRM, y podamos juntos ir haciendo los proyectos mas fácil, rápido y mantenibles.

Un abrazo!

@demian_rasko

Geolocalizando direcciones–Latitud/Longitud– con Bing Maps (WorkFlow Tools)

Hoy sigo con mi aventura de los Workflows, al final todo lo que se me ocurra lo meteré aquí, lo que permitirá que cada vez “piquemos” menos código .

Esta vez, me meto de lleno en la Geolocalización. La idea es simple: dado un “string” con una dirección, vamos a obtener la Geolocalización desde Bing Maps, y devolver la Latitud y Longitud.

Estos valores son muy necesarios para hacer cálculos posteriores relacionados con Geo posicionamiento.

Como siempre, el código está disponible y abierto a todo el mundo en Codeplex: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/

La idea de su funcionamiento es simple, primero seleccionamos la nueva actividad:

Pasamos los parámetros de entrada:

La dirección debe ser introducida como se completaría en los mapas de “Bing”. La clave de Bing Maps debe ser válida. para obtener una clave ver este enlace: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/ff428642.aspx

Finalmente podemos utilizar el resultado que es de tipo “Decimal” de la Latitud y Longitud. En este ejemplo, los guardo en los campos correspondientes de la Cuenta:

Espero les guste!! Tiren ideasss!!!

@Demian_rasko

Envíos de Emails desde Workflows (Workflow Tools)

Hoy voy a cubrir un requerimiento que ya estaba resuelto, pero que un cambio en el producto que desde la versión 2015 Update 1 perdimos todos.
Como siempre, todo el código esta abierto y publicado en Codeplex: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com
Desde la versión de CRM 2011, si nosotros desde un Workflow creábamos un email y luego le actualizábamos el estado a “Envío Pendiente”, luego el CRM se encargaba de realizar el envío. Pues bien, desde la versión 7.1 ya no funciona así.
Entonces, a petición de un seguidor de las Workflow Tools, se me ha solicitado el añadir una solución para cubrir esta funcionalidad “perdida”. Para esta solución, me he inspirado en un artículo de otro MVP llamado George Doubinski (https://mvp.microsoft.com/ru-ru/PublicProfile/4020416?fullName=George%20Doubinski) en el blog del “Tip of the day”: http://crmtipoftheday.com/2016/03/17/reliably-send-email-in-workflow/
La idea es muuuuy simple, pero es tan simple como necesaria y útil. para ser utilizada, primero seleccionamos la acción “Send Email”:

Luego pasamos el parámetro de entrada del Email que queremos enviar:

Y finalmente podemos utilizar un parámetro de salida con el asunto del email enviado, con el token de CRM añadido:

Un abrazo a todos!!
@demian_rasko

Enlaces directos a registros en movilidad –Mobile Deep Link- (Workflow Tools)

Esta vez, la idea de la nueva funcionalidad ha surgido de nuevo de la comunidad de MVPs. En este caso ha sido Jerry Weinstock (https://mvp.microsoft.com/en-us/PublicProfile/4029113?fullName=Jerry%20Weinstock) el que me dió una nueva idea para añadir.

Siento repetirme para los que ya hayan leído artículos anteriores, pero para aquellos que no, todo este desarrollo lo tengo disponible para descarga y con el código compartido en Codeplex: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/

Como todos saben, una de las nuevas funcionalidades en Dynamics CRM 2016, es la posibilidad de abrir a través de un enlace, directamente registros de CRM o vistas de App móvil (MoCA o la App móvil).

De esta manera, se permite por ejemplo el enviar un email con un enlace que al hacer click, en lugar de abrir el navegador, abre directamente la App móvil en el registro que queremos.

Para desarrollar esta funcionalidad, me he basado en lo documentado en este artículo: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/mt607595.aspx

Ahora voy a pasar a enseñar como funciona. Primero seleccionamos la acción “Entity Mobile Deep Link”:

Luego pasamos el parámetro de la URL del registro como parámetro de entrada:

Como resultado de la ejecución se crean 3 variables:

• Mobile Deep Link Edit: Enlace directo al registro consultado
• Mobile Deep Link New: Enlace directo al formulario de creación para el tipo de entidad seleccionado
• Mobile Deep Link Default View: Enlace para ir directo a la vista predeterminada del tipo de entidad seleccionado

Estas variables que pueden ser utilizadas en el Workflow. En este caso, lo uso en un Email:

He creado un ejemplo, en donde recojo estos enlaces y los envío por email. El workflow me ha quedado así:

Al ejecutarlo, en mi tablet recibo el email y lo lea desde la App de Outlook del tablet:

Al hacer click en cualquier de los enlaces, me pedirá confirmación, ya que lo que se hace aquí es una llamada de una App móvil (app de outlook) a otra App móvil (MoCA para Dynamics CRM):

En enlace directo al registro de CRM me abre el MoCA en el registro seleccionado:

El enlace de creación me dirige directamente al formulario de creación de Cuentas:

Y finalmente el de la vista predeterminada, me muestra directamente la vista de Cuentas Activas:

Espero les guste esta nueva funcionalidad, que hace que cada día las Workflow Tools crezcan mas!

un abrazo!

@demian_rasko

Cambio de Fase en procesos de negocio (Workflow Tools)

Este fin de semana he dedicado algo mas de tiempo, y he añadido otra nueva funcionalidad a las ya conocidas Workflow Tools (https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/)

Hoy he mejorado algo la funcionalidad de cambio de procesos que publiqué en diciembre pasado (http://www.demianrasko.com/2015/12/cambiando-el-proceso-de-negocio-de-un.html).

Esa funcionalidad servía para cambiar de proceso de negocio, y la de hoy es para cambiar de fase dentro del mismo proceso de negocio. La verdad, esta vez me ha inspirado mi amigo MVP Pablo Peralta (https://twitter.com/pabloperalta), al cual agradezco que me ha compartido casi todo el código que necesitaba para esta nueva funcionalidad.

La idea es simple y como siempre, todo el código esta disponible y abierto para la comunidad y para poder ser utilizado.

Primero seleccionamos la acción “Set Process Stage”:

Y luego rellenamos los parámetros:

Lo importante es rellenar el valor del campo de la fase (“Stage”) que sea exactamente el mismo que dispone, porque sino dará un error.

Espero les guste!

abrazo a todos!

@demian_rasko

Enviar emails a los miembros de un equipo (Workflow Tools)

Muy buenas a todos!

Hoy he añadido una nueva funcionalidad a las tools de Workflows. Muchas veces desde un Workflow es necesario enviar emails a varios usuarios, y estos estos usuarios son dinámicos. El problema es que de forma estándar, debemos entrar al workflow a modificarlo (despublicarlo, modificarlo, y volver a activarlo). Esto es un poco tedioso y difícil de mantener para los usuarios.

Por esto, hoy he añadido otra “tool” para hacer mas fácil la vida de la gente. La idea es que podamos crear un equipo, y de ese equipo añadir en el email de forma dinámica todos los integrantes del mismo como destinatarios.

Como siempre, esta funcionalidad está disponible en Codeplex, con toda la documentación disponible: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/

Adicionalmente esta vez he creado dos versiones de la solución para CRM 2016 (8.0) y CRM 2016 Update 1 (8.1).

Explico de forma rápida como funciona:

Primero, seleccionamos la acción que se llama “Email To Team”:

Luego pasamos los parámetros (Email y equipo):

Finalmente al ejecutarlo, en el Email, aparecen todos los destinatarios recogidos del equipo:

Espero les guste, y sobre todo, que lo veáis útil!

abrazo!

@demian_rasko

Funciones con números en procesos (Workflow Tools)

Hola a todos, siguiendo la línea abierta añado mas cosas en los workflows tools.

Hoy voy a añadir funcionalidades relacionadas con números. En este caso son las funciones básicas de:

• Suma
• Resta
• Multiplicación
• División

La idea es que pueda realizar estas operaciones entre dos números, y usar las variables resultantes para otras cosas, sin necesidad de guardar estos datos en una entidad.

La funcionalidad como siempre, es muy simple, primero seleccionamos:

Luego introducimos los dos números a ser tratados, de tipo decimal:

Finalmente tenemos como resultado cuatro variables, que pueden ser utilizadas como se enseña a continuación:

La variables de resultado son:

• Add
• Subtract
• Mutiply
• Divide

Espero les haya gustado, sigo pensando mas funcionalidades para utilizar, se aceptan ideas

un abrazo!

@demian_rasko

5 Nuevas funcionalidades en Workflow Tools

Buenas a todos, hoy he seguido trabajando con las Workflow Tools, y esta vez he añadido 5 nuevas funcionalidades que me ha compartido otro MVP que se llama Mitch Milam (https://mvp.microsoft.com/en-us/PublicProfile/37049?fullName=Mitch%20%20Milam). Mitch es uno de los mas antiguos MVP de CRM que hay, y es todo un honor el que el me lo haya compartido para añadir en las “tools”.

Como siempre, las he añadido aquí: https://msdyncrmworkflowtools.codeplex.com/

La solución no para de crecer, y ya tengo 31 acciones, mas de 2200 descargas, 8 incidencias reportadas resueltas y unos 17 hilos de discusión y unos cuantos seguidores en Codeplex. Intento responder y dar respuesta a todo el mundo, así que por favor sentiros libres de participar. Intento publicar cuando la inspiración me lo permite y desarrollar nuevas cosas. Actualmente ya tengo todo esto:

En este caso, se han añadido estas 5 funcionalidades nuevas:

• AddMarketingListToCampaign: Te añade una lista de Marketing a una Campaña de Marketing.
• CopyMarketingListMembers: Para copiar los miembros de una lista de marketing a otra
• CopyToStaticList: Para copiar a una lista estática una lista de marketing dinámica
• IsMemberOfMarketingList: Para consultar si un registro (Lead, Cuenta, Contacto) está incluido en una lista de Marketing o no.
• RemoveFromAllMarketingLists: Para quitar un registro (Lead, Cuenta, Contacto) de todas las listas de Marketing a las que pertenece.

Todo esto solamente me motiva para seguir añadiendo mas y pudiendo cubrir mas funcionalidades que se podrían hacer sin necesidad de desarrollar nada. Sigo recibiendo ideas o mas cosas, estoy abierto a vuestra imaginación

un abrazo

@demian_rasko