Nuevas transiciones de estados en entidades (SP1)

Una de las nuevas funcionalidades del SP1 (LEO) es el tema de las transiciones de estados.

Esta funcionalidad solo se puede utilizar en la entidad de casos y en entidades personalizadas. El objetivo es sencillo, habilita la posibilidad de definir flujos de estados del campo “statuscode” o “Razón para el estado”.

A continuación enseñaré un ejemplo con una entidad personalizada para explicar como funciona.

En primer lugar me he creado una entidad de “Gastos":

A continuación, entro en el campo “StatusCode” y le personalizado unos estados activos por los que puede pasar (Borrador, Pendiente de aprobación de negocio y pendiente de aprobación del pago):

Y unos valores del estado inactivo (Aprobado o denegado):

Luego para definir el orden y la validación por los estados en que puede ir pasando esta entidad, debemos ir al siguiente enlace:

Una vez abierto, definimos el siguiente flujo de estados:

Luego añado el campo “Razon para el estado” en el formulario para probar como se comporta:

Publicamos y entramos al registro. Inicialmente los unicos dos estados disponibles son “Borrador” o “Pendiente de aprobación de negocio”:

Al seleccionar “Pendiente de aprobación de negocio” me aparecen disponible el siguiente estado:

Si desactivo el registro, queda en estado “Denegada”:

y no me permite volver a activar el registro y si lo intento me muestra el siguiente mensaje de error:

Si llevo el registro al estado “Pendiente de aprobación del pago” e intento desactivar el registro, como puede pasar a dos estados, en lugar de desactivarlo sin mas como en el caso anterior y dejarlo Denegado, me aparece una ventana donde seleccionar el estado de los disponibles al que lo quiero pasar:

CONCLUSION: La verdad que esto de las transiciones de estados, es algo que mediante javascripts y plugins (o las dos cosas), seguramente todos hayamos hecho en proyectos anteriores de CRM. Pero a partir de ahora, olvidaros de desarrollar esto ya que viene OOTB (Out Of The Box)!

un abrazo

Integración con Sharepoint basada en servidor (SP1)

Hoy voy a seguir publicando cosas nuevas de LEO (en realidad se llama Service Pack 1, pero a mi me sigue gustando llamarlo LEO).

Uno de los temas que si es totalmente nuevo y que no se ha podido probar antes hasta la publicación en real del SP1 es la sincronización con Sharepoint en el lado servidor.

Esta nueva funcionalidad que está disponible solamente para CRM Online (esperemos que esté disponible para onpremise también), lo que hace es sincronizarnos nuestro CRM con un gestor documental como Sharepoint Online. Cabe destacar que los dos sistemas (CRM y Sharepoint) deben estar registrados en la misma cuenta de Office 365.

Bien, pero si antes ya teníamos esto, ¿como funciona ahora?, la respuesta es simplemente MUCHO MEJOR. Hoy os voy a contar paso a paso como hacer funcionar, configurarlo y probarlo.

El cambio del enfoque es sencillo, y en el siguiente gráfico podemos ver que es lo que cambia con esto, que básicamente permite que el servidor de CRM se conecte directamente contra el Sharepoint:

Primero, al entrar en un CRM Online con SP1, nos aparecerá el siguiente mensaje:

Si le hacemos caso y hacemos click en “Habilitar ahora” nos muestra esta pantalla, donde hay que introducir la URL del Sharepoint:

En la siguiente pantalla tenemos un resumen de que todo esta ok:

Y finalmente una pantalla de confirmación:

Ahora hay que habilitar la gestión documental en CRM:

Entramos en la configuración de administración de documentos:

Y seleccionamos las entidades que queremos habilitar e introducimos la URL del Sharepoint:

Luego definimos la estructura a seguir para la gestión documental:

Nos aparece un mensaje de advertencia:

y Finalmente todo parece estar correcto:

Luego vamos a probarlo. Voy a una cuenta y dentro de lo relacionado con ella, abro los Documentos:

Si esta Cuenta no tiene ya creada su carpeta en Sharepoint, nos aparecerá esta ventana:

Luego desde CRM subimos un fichero:

Aquí podemos ver uno de los cambios principales, que es que los documentos de Sharepoint, se ven en CRM como si fuesen entidades normales de CRM. Antiguamente hacía falta verlos a través de un iframe.

Si vamos al Sharepoint, podemos confirmar que este documento esta disponible:

Probamos subir un fichero directamente en Sharepoint:

y Finalmente volvemos al CRM, y vemos que el nuevo documento también esta disponible:

La integración con Sharepoint de esta manera es simplemente EXCELENTE!

espero les haya sido útil!