Edición de registros en Excel Online CRM 2015 Update 1

Sigo enseñando algunas de las nuevas funcionalidades de la nueva versión online de Dynamics CRM 2015 (Update 1).

Esta funcionalidad es la de la posibilidad de consulta y edición de registros sin salir del CRM, utilizando Excel Online. La idea es simple, aprovecharnos de Office365 y la posibilidad de editar documentos online en el navegador, para luego importarlos y actualizar CRM.

Esta funcionalidad comenzaría con el botón “Abrir en Excel Online” disponible en las vistas:

Y nos va a aparecer este error:

Tranquilos, esto ocurre, porque no hemos configurado el Sharepoint. Lo configuramos:

Luego de configurar la integración con Sharepoint Online, podemos exportar a un Excel Online una vista y se vería de la siguiente manera:

Desde aquí podemos hacer cualquier tipo de edición en el propio Excel Online, y darla a “Save changes to CRM”:

Con un solo click ahí, aparecerá la siguiente ventana:

De esta manera sencilla, se pueden editar registros como lo hacíamos antes en Excel, pero sin salirnos del entorno de CRM. No llega a ser un “Inline edit”, pero para ediciones masivas de datos, es súuuper facíl, cómodo y rápido.

@demian_rasko

Importación de árbol de temas

Existen ocasiones que nuestras implantaciones de Dynamics CRM, necesitamos implementar complejos arboles de temas (asuntos de los casos).

Hasta aquí, no hay problema, simplemente vamos al árbol, y creamos todos los asuntos que queremos, y no hay mayor problema.

El problema surge cuando queremos realizar las subidas a otros entornos, por ejemplo al de pre producción, y al de producción. Ahí nos encontramos que al exportar la solución con todas las personalizaciones para ser subidas a los otros entornos, no podemos incluir nuestro “complejo” árbol de temas.

Bueno, al final el árbol de asuntos de una entidad de CRM, un poco “rara” y no personalizable, pero con registros de información como las demás.

Voy a poner un ejemplo, para explicar como hacer una importación “masiva” del árbol de asuntos, en caso de tener un árbol muy grande. En este caso, imaginemos que tengo un árbol de asuntos muy grande, por continentes, países e incluso provincias en 3 niveles.

Lo primero es generar un CSV en Excel como lo siguiente:

En este CSV, el título es el texto del valor, y el tema primario, es el registro “padre” (para este ejemplo, los continentes). El único “truco” es que es necesario añadir una columna, sin la cual nuestra importación posterior no funcionará: “Máscara”, con el número “1”.

Luego describo los pasos a seguir para importar el Excel:

Seleccionar el fichero csv:

Seleccionar el delimitador del campos del CSV:

Asignación automática:

Seleccionar el tipo de registros a importar (Asunto):

“Mapear” el campo Máscara:

Siguiente:

Siguiente:

Finalizar:

Comprobar que la importación acaba correctamente:

Y finalmente tenemos nuestro “hermoso” árbol de asuntos:

Esto puede ahorrar mucho tiempo en la creación del árbol de asuntos en otros entornos, y evitar errores de la introducción. Haciendo un cálculo optimista, en el ejemplo anterior con unos 200 registros en el árbol de asuntos, si calculamos unos 10 segundos por registro si lo introducimos de forma manual, tardaríamos algo mas de media hora.

De esta manera podemos crear un gran árbol de asuntos de forma sencilla, rápida y segura.

Saludo,

Excel PowerPivot y Dynamics CRM 2011 OnPremise

Como algunos sabrán, con la salida del SQL Server 2012, existen una serie de herramientas de explotación de información nuevas. Una de ellas es PowerPivot, que básicamente consiste en un Add-In del Excel, que permite explotar mejor la información extendiendo las propias funcionalidades del Excel.

En este artículo enseñaré como utilizar sencillamente PowerPivot conectándose a la base de datos de CRM.

Lo primero que hace falta, es descargar e instalar el PowerPivot (gratuito) de aquí:http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?displaylang=en&id=7609

Luego nos vamos a nuestro CRM a los recursos del desarrollador:

De allí copiamos la URL del servicio OData:

Luego abrimos el Excel y la ventana de PowerPivot:

Luego al botón de obtener Feed:

Introducimos la ruta REST de las Accounts y Contacts (/AccountSet y /ContactSet):

Y dejamos que acabe la importación:

Y luego se pueden relacionar mediante la opción de “Crear relación”:

Creamos un gráfico y una tabla:

y listo nuestro primer informe en PowerPivot con datos de CRM (REST):

Un saludo,

Importador de datos del CRM

En este artículo, intentaré dar algunas recomendaciones acerca de la utilización del importador de datos del CRM.
En primer lugar hay que tener en cuenta que el importador sólo permite la importación de datos desde ficheros en formato .CSV (separado por comas).
De esta forma podremos insertar datos de forma masiva en CRM.
Para explicarlo mejor, voy a realizar un ejemplo de importación de datos de una serie de Contactos, desde un fichero de Excel, hasta la inserción en CRM.

En primer lugar vamos a crear un Excel, con las columnas de información que queremos importar. Como recomendación, introducir como nombre de las columnas, los mismos "Nombres para mostrar" de cada uno de los atributos del CRM que queremos importar (respetanto mayúsculas y acentos).
El excel quedaría así (los nombres son todos ficticios):


Ahora lo que vamos a hacer, es guardar el excel en formato .CSV pulsando en "Guardar como" y seleccionando de la siguiente manera:


Para realizar la importación, debemos ir a Herramientas->Importar Datos...:


Debemos seleccionar el fichero .CSV y seleccionar como delimitador de campo "Punto y coma (;)":


Ahora se debe seleccionar el "Tipo de registro" a impotar (en este caso "Contacto"). Al haber introducido como cabecera los mismos nombres para mostrar que los atributos en CRM, la Asignación de datos es "Automático":


Seleccionar a quién se le asignarán los registros y si se desea que se importen duplicados:


Introducir un nombre para el trabajo de importación y confirmar la misma:


La importación se lanza en un proceso asíncrono. Para realizar un seguimiento del estado del proceso de importación, se puede ir a Área de trabajo->Importaciones (la importación va pasando por los estados "Enviado","Analisis","Transformacion","Importando","Completado"):


Una vez acabado se podrá abrir el registro del proceso asíncrono, y desde allí identificar los registros que se a creado, y los posibles errores y causas de los mismos. En este caso de los 7 registros, 2 han dado error, por no encontrar la referencia de la empresa "Sunny":


Finalmente los registros están creados en el CRM:


Cosas a tener en cuenta para la importación:

• Las columnas de tipo referencia o "Lookup" deben ser rellenadas con los nombres de las entidades a los que se referencia. Los registros de la tabla referenciada, ya deben de estar creados.
• La velocidad de las creaciones de los registros puede variar según el servidor de que se trate.
• Las columnas de tipo desplegable o "Picklist" deben ser rellenadas con los valores en texto del desplegable.

Como aumentar la cantidad de registros al exportar a Excel

Cuando se exporta a Excel mediante una Hoja de Calculo dinámica, por defecto solo se exportan los primeros 10.000 registros.
Esta cantidad puede ser ampliada haciendo un "Update" en la base de datos.
Para aumentar dicha cantidad, se debe actualizar el registro de la base de datos correspondiente a la organización de la siguiente forma:

UPDATE OrganizationBase SET MaxRecordsForExportToExcel=<numero_de_registros> WHERE Organizationid = '<Guid_de_la_Organizacion>'

Luego se debe hacer un IISRESET (reiniciar el IIS), y listo.

Habilitar exportación para reimportar

En las versiones Beta de MSCRM 4.0 existía una funcionalidad que permitía exportar a Excel, marcando los registros como para "volver a importar", para modificarlos en Excel y volver a importarlos.
En la versión final de MSCRM 4.0 dicha funcionalidad fue eliminada. En realidad lo que han hecho es ocultar el "checkbox" que permitía esto.

Es posible habilitar esta funcionalidad nuevamente, pero de una forma no soportada, por lo tanto tener en cuenta las posibles consecuencias de este cambio, además de tener en cuenta que es posible que la funcionalidad de reimportacion, pueda tener algun funcionamiento no esperado.

Para esto se debe editar el fichero "\_grid\print\export_dlg.aspx".
Dicho fichero esta asi en la linea 323:

<tr style="display:none">

Y debe quedar asi:

<tr>

De esta forma al exportar a Excel, nos aparecerá la nueva opción para volver a importar los datos:



Espero les pueda ser útil.

un Saludo!