domingo, 9 de marzo de 2014

Compartir registros con el propietario antes de reasignar

En Dynamics CRM, tenemos la posibilidad de antes de reasignar un registro, este quede compartido con el propietario original.

De esta manera podemos permitir que personas que fueron propietarios de un registro, puedan seguir teniendo permisos sobre el mismo, a la vez que consultar sus registros relacionados (si es que la relación esta definida para que se comparte en cascada).

Imaginemos algún escenario real:

Una operadora de atención al cliente, recibe una incidencia de un Cliente nuevo, que mas tarde un jefe de ventas asigna a un delegado comercial. Si la operadora de atención al cliente tiene privilegios de solo ver sus cuentas (de las que es propietaria), dejaría de ver esa cuenta que ha creado ella.

Lo ideal sería que al asignarlo a un delegado comercial, esta Cuenta (y sus relaciones hijas), se compartan con el la operadora que inicialmente la ha creado.

Para que funcione de esta manera, existe una opción en la configuración principal, con el nombre “Compartir registros reasignados con el propietario original”:

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Pero, ¿como se comporta esto? la idea es bastante sencilla, imaginemos que tenemos una cuenta asignada a Demian:

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La asignamos al usuario Test User:

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Si vamos al menú de Compartir:

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Podemos ver como el registro se ha compartido al usuario propietario inicial (Demian):

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Excelente solución, solo tienen que tener cuidado con una cosa:

  • Esto se aplica para todos los registros, de todas las entidades, por lo tanto hay que tener cuidado de si se desea este comportamiento de forma “global” para todo el sistema.

Esta opción de configuración es una opción que prácticamente no he utilizado, ni he encontrado que mucha gente la utilice, aunque creo que es una idea muy buena.

un saludo y espero les sirva!

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