miércoles, 26 de agosto de 2009

Importador de datos del CRM

En este artículo, intentaré dar algunas recomendaciones acerca de la utilización del importador de datos del CRM.
En primer lugar hay que tener en cuenta que el importador sólo permite la importación de datos desde ficheros en formato .CSV (separado por comas).
De esta forma podremos insertar datos de forma masiva en CRM.
Para explicarlo mejor, voy a realizar un ejemplo de importación de datos de una serie de Contactos, desde un fichero de Excel, hasta la inserción en CRM.

En primer lugar vamos a crear un Excel, con las columnas de información que queremos importar. Como recomendación, introducir como nombre de las columnas, los mismos "Nombres para mostrar" de cada uno de los atributos del CRM que queremos importar (respetanto mayúsculas y acentos).
El excel quedaría así (los nombres son todos ficticios):


Ahora lo que vamos a hacer, es guardar el excel en formato .CSV pulsando en "Guardar como" y seleccionando de la siguiente manera:


Para realizar la importación, debemos ir a Herramientas->Importar Datos...:


Debemos seleccionar el fichero .CSV y seleccionar como delimitador de campo "Punto y coma (;)":


Ahora se debe seleccionar el "Tipo de registro" a impotar (en este caso "Contacto"). Al haber introducido como cabecera los mismos nombres para mostrar que los atributos en CRM, la Asignación de datos es "Automático":


Seleccionar a quién se le asignarán los registros y si se desea que se importen duplicados:


Introducir un nombre para el trabajo de importación y confirmar la misma:


La importación se lanza en un proceso asíncrono. Para realizar un seguimiento del estado del proceso de importación, se puede ir a Área de trabajo->Importaciones (la importación va pasando por los estados "Enviado","Analisis","Transformacion","Importando","Completado"):


Una vez acabado se podrá abrir el registro del proceso asíncrono, y desde allí identificar los registros que se a creado, y los posibles errores y causas de los mismos. En este caso de los 7 registros, 2 han dado error, por no encontrar la referencia de la empresa "Sunny":


Finalmente los registros están creados en el CRM:


Cosas a tener en cuenta para la importación:

  • Las columnas de tipo referencia o "Lookup" deben ser rellenadas con los nombres de las entidades a los que se referencia. Los registros de la tabla referenciada, ya deben de estar creados.
  • La velocidad de las creaciones de los registros puede variar según el servidor de que se trate.
  • Las columnas de tipo desplegable o "Picklist" deben ser rellenadas con los valores en texto del desplegable.

16 comentarios:

  1. Gracias por este post, Demian. No sabía cómo funcionaba la asignación automática de datos. Es un poco raro que haya que usar el "Display name" en lugar del "Schema name". Me has ahorrado unas horas de pelea, ¡gracias!

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  2. Pues si, la verdad que es un poco raro (ya que podrían no ser únicos), pero es así.
    un saludo

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  3. Si las entidades son del sistema crm por ejemplo, account o contact la relacion entre los dos funciona, pero si te crear una entidad tu y la relacionas por ejemplo con account, la importacion de ese lookup no funciona, probe todo ya, el nombre, con el guid, con tipo entidad seguido de guid, en todos los formatos, y nada si se os ocurre algo??, gracias.

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  4. Hola, te debería funcionar simplemente introduciendo el campo del nombre de la cuenta (name). Ten en cuenta que debes introducir el nombre de la account o contact exactamente igual escrito (con espacios, mayúsculas, etc.).
    Si no te funciona, por favor copiame excamente el error que te da y alguna prueba de las que estes haciendo a ver si puedo ayudarte.
    Otra cosa que debes revisar es el RollUp que tienes instalado en el CRM (intenta que sea el 8).

    un cordial saludo

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  5. Gracias, por contestarme, ya lo solucione!, por guid no estaba funcionando ni por el id, y como comentabas por el nombre habia mucho repetidos, inserte uno unico y por el name funciona. Me sirve a medias por que tengo muchos nombre repetidos, a ver como lo soluciono, pero muchas gracias. Un saludo

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  6. Hola, he repetido el proceso muchas veces y cuando envío la importación su Razón para el estado queda en Enviado PARA SIEMPRE!!!
    Si entro a la importación veo los tres trabajos del sistema con su Razón para el estado En espera.
    No tengo forma de que esto funcione.
    Tienes alguna idea sobre lo que puede pasar????
    Gracias de antemano, Claudia

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  7. Hola Claudia, eso puede deberse a varios motivos. En primer lugar revisa que en el servidor esté en ejecución el "Servicio de procesamiento asincrónico de Microsoft CRM". Si es así, revisa el Visor de sucesos a ver si está dando algún error que pueda darte mas pistas. Pero me parece que va a ser por la primera opción... ya me contarás

    Suerte!

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  8. Este ejemplo está bastante mal explicado

    y la asignación de datos, de dónde sacas el "automático". Habrá que explicar que primero has hecho una asignación de datos con atributos y valores de lista y le has llamado automático

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  9. Hola Santiago, la asignación "Automática", aparece sola al haber introducido previamente en las cabeceras del CSV los "Nombres para mostrar" de cada uno de los atributos. Si haces eso, respetando incluso las mayúsculas, no hace falta tener que crear ninguna asignación nueva y el CRM lo detecta solo y lo pone como "Automático".
    En este ejemplo, no tuve que crear niguna asignación nueva, lo ideal es que el CRM lo detecte solo.
    un abrazo

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  10. Hola Demian, gran aporte el que haces tratando de dar una guia de como importar la informacion, yo no he podido. He tratado de crear leads o contacts y aunque logro crear el map usando una plantilla con un max de 8 filas de la data que quiero importar, pero luego cuando quiero hacer el proceso siempre me da error. La parte que dices que CRM lo da "automatico" no lo hace, no se si el antiguo administrador hizo algun cambio y por ello no puedo generar nuevos, he guardado los archivos como Contacts.cvs o Leads.csv pero no doy con error. Podrias ayudarme?
    Carola

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  11. Hola Carola, en principio para estar seguro de que esta bien el fichero, intentaría que el "mapeo" de campos sea automático. Para esto tienes que revisar que cada una de las columnas del CSV tenga el mismo "Nombre para mostrar" de cada uno de los atributos a importar. ten en cuenta que tiene que estar igual escrito tanto con las mayúsculas como con los acentos. No me queda claro exactamente que error te da, sino pon un ejemplo del CSV que te da error y lo podemos ver, sino tambien te recomiendo dejar tu peticion aquí: http://social.microsoft.com/Forums/es-ES/crmspanish/threads
    un saludo,

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  12. Hola Demian, me gustaría saber que puedo hacer para que en la importación me reconozca las tildes. Un saludo

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  13. Hola Demian. Necesito importar un conjunto de registros que previamente había exportado en excel, estos tienen en GUID que queda en la columna A como Activity ejemplo: {49FF78B2-C6A1-E011-8741-D65EE133A9C9, a estos registros les realicé algunas actualizaciones en excel y lo que requiero es que me actualicen una entidad en el CRM. Al ejecutar la importación me trae todos los registros pero me los está creando cuando lo que requiero es que se actualicen. Gracias por su ayuda

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  14. Demian, gracias por el artículo. Al igual que muchos, tuve problemas para que me detecte la importación automática, pero finalmente lo hizo. Tenía todos los campos con el "nombre para mostrar" y no me lo reconocía. El campo "Nombre" de mi entidad (que era a su vez la clave primaria) tenía como nombre para mostrar "Descripcion", y no me lo reconocía. Al cambiarlo en el csv por "Nombre" me lo reconoció. Mi conclusión empírica es que deben tener todas las columnas el nombre para mostrar, exceptuando aquella que sea la clave de la entidad, habría que corroborar mi teoría! Gracias nuevamente. Saludos.

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  15. “Por favor tu apoyo estimado Demian, deseo actualizar un campo dentro de mi entidad Empresa a través de la exportación del registro en EXCEL y luego la importación del registro en formato *.csv, pero al terminar el proceso de importación, me sale el siguiente mensaje de error ‘Ya existe un registro con estos valores, No se puede crear un registro duplicado. Seleccione uno o varios valores únicos y vuelva a intentarlo’ ”

    A continuación te detallo el registro y cabecera de mi *.csv el campo que he cambiado es de la Cabecera Vendedor (antes el campo tenia el valor GRACIELA TRAVERSO ahora el valor es CARLOS ALBERTO MALDONADO FEBRES)

    Cuenta,Fecha de modificación,Empresa - Razón Social,Unidad,División,RUC,Dirección,Fax 2,Pais,Teléfono 1,Correo Electrónico 1,Apellidos de Contacto,Ciudad,Continente,Descuento Autorizado,File de Venta,Idioma,No permitir correo,No permitir correo elec. en masa,Nombre Comercial,Nombres de Contacto,Propietario,Provincia-Estado,Saludo de Contacto,Teléfono 2,Tipo de Cliente,Tipo de Empresa,Vendedor
    {D813A79D-B871-E511-A8CF-000C29D27DA6},2015-10-13T09:42:24-05:00,AGENCIA_PRUEBA_EVT,Emisivo,Empresas,,AV. AVIACION 170,51 -,Peru,51 - 615000,ERIC.VASQUEZ@COLTURVIAJES.COM,VASQUEZ,LIMA,America,99,V84-GRACIELA TRAVERSO BUSTAMANTE,Español,Permitir,Permitir,PRUEBA_EVT_1,ERIC,Administrator Coltur,Lima,Estimado,51 - 615000,Potencial,OTRO,CARLOS ALBERTO MALDONADO FEBRES

    Desde ya te agradezco tu apoyo

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  16. Hola Eric, encantado de ayudarte.
    Esto que comentas ocurre cuando exportas desde CRM con la opcion de volver a importar? entonces tu modificas una columna y lo vuelves a importar?
    debes tener en cuenta que para que se resuelva la referencia debe llamarse exactamente igual.
    un saludo

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