Conociendo “Polaris” (Update Rollup 12): Nuevos Procesos en profundidad

Como todos sabrán, el nuevo “Polaris”, el último release de Dynamics CRM 2011 incluye nuevas funcionalidades que permiten la definición de Procesos.

Estos procesos en un principio son bastante limitados y según comentan serán ampliados y generalizados en futuras actualizaciones.

Actualmente solamente pueden ser creados procesos de :

• Ventas:
• Cliente potenciales
• Oportunidades
• Servicio:
• Casos

Los procesos de momento están solamente disponibles en Dynamics CRM Online, aunque próximamente en OnPremise también, aunque no hay fecha (ya empezamos de nuevo…).

Los procesos simplemente pueden definirse de forma única (uno solo) para los Leads, y uno solo para las Oportunidades. Cada uno de los procesos contiene Fases y dentro de las mismas se pueden definir pasos, que pueden ordenarse. Cada paso consiste básicamente en un campo de la entidad (Cliente potencial u Oportunidad) que se propone para ser rellenado.

Las entidades habilitadas para los formularios de procesos son “lead”, “opportunity” e “incident”. Al abrir un registro de este tipo podemos ver los formularios de la siguiente manera:

Cliente Potencial:

Oportunidad:

Caso:

Como se ve anteriormente, en la parte superior de los nuevos formularios tenemos uno proceso, que en cada una de las fases nos va proponiendo una serie de campos a rellenar (pasos).

Estos procesos son muy cómodos para ir guiando a un usuario de lo que tiene que ir haciendo en cada una de las fases del proceso. Los procesos puedes ser definidos accediendo al botón superior “…”:

Una vez allí, se puede modificar el proceso actual, por ejemplo incluyendo un nueva nueva fase al comienzo, incluso con campos personalizados de cualquier tipo como se muestra a continuación:

una vez aceptada, simplemente se actualiza el proceso y ya están disponibles nuestros pasos con los campos personalizados:

Los formularios de procesos son muy ágiles, rápidos y reducen los “popups” y los “clicks”. En donde mas se nota esto, es en el momento de calificar un Cliente potencial (y creación de une Cuenta, Contacto y Oportunidad. Este proceso en versiones anteriores obligaba a abrir muchos formularios y seleccionar muchas opciones.

Bien, con Polaris, todo esto se ha simplificado, tanto desde los formularios “clasicos” o antiguos, como en los nuevos.

Cambiar al formulario clásico vamos de nuevo a “…” y “Cambiar a clásico”:

Desde los formularios clásicos la clasificación de un cliente potencial ahora es tan simple como lo siguiente:

Y desde los formularios de proceso se vería así:

De esta manera, se refresca el formulario y ya estamos en la oportunidad (de forma muy transparente y rápido para el usuario):

Como ven, estos nuevos formularios de procesos, son muy rápidos, ágiles y cómodos para utilizar. Son un gran avance ante los formularios que teníamos hasta ahora, que la verdad ya necesitaban un lavado de cara, porque su rendimiento era muy “pesado”.

Como todo en la vida, nada es perfecto, y esto tiene ciertas limitaciones que creo que en futuro irán siendo resueltas:

• Capacidad de personalizar muy limitada
• Procesos solamente para 3 entidades
• Un solo proceso general para toda la organización
• No existen validaciones entre las fases, son simplemente orientativas
• Cuidado con el “autosave” de los formularios (cada 30 segundos se guarda el formulario, disparando plugins, workflows, etc.)
• No disponemos de Ribbon (para mi que esto es una ventaja, je)
• Los procesos deberían poder disponer de validaciones y caminos condicionales dependiendo de valores
• etc.

Según han comentado, para futuras releases, los formularios “clásicos” desaparecerán, para ser reemplazados por estos y toda la funcionalidad que hay actualmente será traslada a los mismos.

¿Se imaginan el CRM con este aspecto todo el tiempo? ya queda menos…

abrazo